Un lieu de travail organisé se caractérise par des dossiers ordonnés où vous pouvez facilement trouver toutes sortes de documents, des contrats aux factures, commandes et devis. Cependant, ce n’est pas le cas de la plupart des bureaux. Habituellement, ce sont des montagnes de papiers et de boites d’archives qui croient sans arrêt, quel que soit le nombre d’heures consacrées à l’organisation et à la classification des différents documents. Ainsi, la recherche d’un document nécessaire peut prendre des heures. Le concept de bureau sans papier peut être une solution à l’accumulation de documents sur le bureau, améliorant ainsi les processus de travail et économisant de l’espace et du temps.
Bureau sans papier, c’est quoi réellement ?
Tout comme avoir une connexion Internet, il est aujourd’hui nécessaire de gérer numériquement le contenu multimédia comme les photos ou la musique. Les photos de vacances prises avec votre smartphone ou appareil photo numérique sont partagées avec vos amis et connaissances via Instagram ou Facebook, et la collection de musique est dans le cloud, accessible quand et où vous le souhaitez. Ces exemples quotidiens montrent que l’accumulation des éléments « tangibles » devient peu à peu une rareté. De ce point de vue, il est vraiment surprenant que la numérisation de documents au travail ait jusqu’à présent atteint une implémentation aussi faible. L’économie de papier n’est prise en compte que dans quelques cas exceptionnels et incontournables, comme le e-commerce ou divers contrats fournisseurs ainsi que la dématérialisation des factures envoyées par courrier électronique.
Le défi du bureau sans papier va au-delà de la numérisation et la dématérialisation des factures : le bureau doit se passer entièrement des documents papier. Grâce à la mise en œuvre exclusive de systèmes de gestion de la documentation numérique, l’objectif est d’augmenter la productivité et de protéger l’environnement.
Un bureau sans papier : les étapes
Voici les étapes à suivre pour passer au bureau sans papier :
- Stockez tous les documents sur des disques durs et des supports amovibles (USB, cartes mémoire, etc.).
- Utilisez exclusivement des moyens de communication électroniques pour ces documents (serveur de données, e-mail, messagerie instantanée).
- Utilisez une signature électronique à validité légale au lieu de la signature traditionnelle à la main.
- Numérisez et archivez tous les documents pertinents déjà existants sur papier.
Comment mettre en place un bureau sans papier
Lorsqu’il s’agit d’étudier l’opportunité de la numérisation de documents, une série de questions doivent être posées : combien de temps est régulièrement perdu à rechercher un certain document, comment cette activité déconcentre-t-elle le travailleur de la tâche principale ? Surtout dans le cas de gros fichiers, cette tâche peut occuper, chaque semaine, de quelques minutes à plusieurs heures, temps qui peut être consacré à une tâche plus productive en scannant ces documents.
Cependant, cette importante transition vers le bureau informatisé ne doit pas être prise à la légère, car les étapes mentionnées ne peuvent pas être effectuées du jour au lendemain. Bien entendu, certaines dépenses liées à l’achat des logiciels et du matériel nécessaires jouent également un rôle important, qu’il ne faut pas sous-estimer et qui varie en fonction des ressources disponibles.
Si un déménagement vers le bureau sans papier est prévu, la question du serveur de stockage de données doit être minutieusement étudiée. Plusieurs options sont disponibles pour le stockage des données. Le stockage des documents existants et de tous ceux qui seront générés à l’avenir nécessite l’espace nécessaire sur un serveur de stockage. Si ces documents doivent être stockés avec la base de données sur un serveur local, il faut s’assurer que celui-ci a une capacité suffisante. De même, il est nécessaire de mettre en œuvre une stratégie adaptée pour créer et gérer des sauvegardes. Une alternative pour le stockage externe est constituée par des solutions cloud telles que Dropbox ou Evernote.
